要交给财务或留档时，应导出发票原件及必要附单，而不是只导出 Excel 清单或页面截图。PDF/OFD 便于阅读，XML 更适合结构化查验和归档。
一、PDF、OFD、XML 分别是什么
同一张数电发票可能同时提供版式文件和 XML 数据。具体交哪一种，应先看财务或档案制度要求。
二、先决定这次要交哪些文件
不要一上来就把整个下载文件夹压缩。先看财务这次要核对的是一笔费用、一次完整报销，还是某个月的全部票据。
补交一笔费用
只放这笔费用的发票原件和对应证明，不夹带其他票。
提交一次报销
按同一次差旅或事项，放入发票、订单、行程单和审批材料。
月末集中交票
先按月份或费用类型分组，再分别打包，避免财务重新分类。
三、文件名要让别人一眼认出来
推荐至少包含“日期、费用类型、金额或报销人”中的两项。
不要只依赖平台生成的长串随机名称；但重命名时不要改变扩展名，也不要把 PDF 直接改名为 OFD 或 XML。
四、打包前做一次四项检查
- 压缩包能够正常解压，文件数量与勾选数量一致。
- 原件和附单可以一一对应，没有把预览截图当原件。
- Excel 清单金额与原件合计一致，但清单不能代替发票原件。
- 通过公司认可的渠道传输，避免在公开群聊发送含税号、姓名等信息的文件。
资料来源
如果经常处理这类发票，可以用发票盒子减少重复操作
发票盒子是一款帮助个人和企业集中收集、识别、分类和整理电子发票的工具。它不是开票平台，也不会替你改变单位的报销制度；它解决的是“票据已经拿到以后，怎样少花时间整理”的问题。
- 从多个聊天、邮箱和订单逐个下载
- 自己核对重复票和文件格式
- 手动建文件夹、改名、配附单
- 把已有发票集中导入
- 统一查看、分类和整理
- 按报销事项导出原件和附单
如果你想试用，可以从帮助中心查看具体操作；先完成上面的人工方法，再判断工具是否适合你的工作方式。
常见问题
导出 Excel 是不是等于导出发票？＋
不是。Excel 是清单，不能代替电子发票原件。
为什么 XML 双击后看起来是代码？＋
XML 是结构化数据文件，需要发票阅读器或支持该格式的系统解析。
压缩包里为什么还有附单？＋
选择“原件及附单”导出时，行程单、付款证明等会一起打包，便于完整交付。
下一步怎么做？
如果你已经拿到发票，可以进入帮助中心查看具体的导入、整理和报销操作。涉及单位报销制度、税务处理或平台规则变化时，以单位财务和官方最新说明为准。